あらゆる現場で活用されるITソリューション

電子化させて文書管理を行なう傾向が高まっています。東日本大震災などの災害によって本社が多く集まる東京でも機能が麻痺し、機密性の高い文書が水没や地震によって喪失させたことから、本社が災害に遭った時、違う場所に業務を移管しても文書が利用できるように電子化させています。すでに多くの企業が導入しており、導入によって文書の保存だけでなく、事業の効率化も図ることにもつながっています。また、電子情報の保存は国内だけでなく、海外での保存も広がっています。

Bekkoame@OKWave - システム運用管理保守系統の資格について

文書管理を電子化させるメリットには、事業の効率化を図ることができます。インターネット上に保存させることで、いつでも何処でも利用することができ、これまで文書を利用するための申請などの手間を省くことができます。最近ではスマートフォンやタブレットといったスマートデバイスが普及したことによって企業だけでなく、一般にも普及が広がっており、文書管理が利用しやすい環境が整っており、活用方法も多様化しています。

電子化させることで半永久的に文章を保存させることができます。紙は劣化しますが、電子情報は劣化することがないです。さらにバックアップを複数の拠点にて管理させることができ、場合によってはインターネット上にも保管させることができるので、万が一の際にも手軽にバックアップすることができます。また、最近ではバックアップを指南する専門の事業者も登場しているので、活用することで最適なバックアップ方法を取ることができます。

電子化による文書管理での問題は、外部からの不正アクセスやウィルス感染による情報漏洩があります。このため、文書の電子管理を採用する企業の多くは外部に委託する場合が増えています。外部事業者は専門に行うことから最新の情報技術を採用し、リアルタイムにて監視を行い、必要に応じてセキュリティの強化法を提案してくれます。また、スタッフに関しても情報技術に精通した人材なので、万が一の際にも適切に対処してくれます。